Меню

Сроки хранения документов по капитальному ремонту

Хранение исполнительной документации

Вопрос :

Установлен ли срок хранения исполнительной документации?

Ответ :

Согласно п.3 РД-11-02-2006 «Требования к составу и порядку ведения исполнительной документации при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства и требований, предъявляемых к актам освидетельствования работ, конструкций, участков сетей инженерно-технического обеспечения». Исполнительная документация представляет собой текстовые и графические материалы, отражающие фактическое исполнение проектных решений и фактическое положение объектов капитального строительства и их элементов в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства по мере завершения определенных в проектной документации работ.

Исполнительная документация, паспорта и сертификаты на материалы, подлежат хранению в архиве службы эксплуатации здания.

Срок постоянного хранения не должен быть менее 10 лет.

Документация на оборудование подлежит хранению на протяжении срока эксплуатации оборудования и в течение 5 лет после списания оборудования.

Согласно п. п. «г», «д» п. 6 РД-11-02-2006, в состав исполнительной документации включаются :

— результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ, проведенных в процессе строительного контроля;

— документы, подтверждающие проведение контроля за качеством применяемых строительных материалов (изделий).

Согласно п.4 РД-11-02-2006, после выдачи заключения о соответствии построенного, реконструированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов, иных нормативных правовых актов и проектной документации, исполнительная документация передается застройщику на постоянное хранение.

Согласно п.6.3 СП 48.13330.2011, исполнительная документация подлежит постоянному хранению у застройщика (технического заказчика) .

Согласно п.18.1 СП 255.1325800.2016 Здания и сооружения. Правила эксплуатации. Основные положения, п. 6.3.8 СП 347.1325800.2017 Внутренние системы отопления, горячего и холодного водоснабжения. Правила эксплуатации, п.14 СП 336.1325800.2017 Системы вентиляции и кондиционирования воздуха. Правила эксплуатации. Техническая документация относится к документации длительного хранения.

Согалсно п.12.2 ПОТ Р О-14000-004-98, В техническом архиве cслужбы эксплуатации здания должна храниться следующая проектная и производственная техническая документация на здания и сооружения:

— акты на скрытые работы;

— заводские сертификаты на поставленные стальные конструкции;

— документы, удостоверяющие качество примененных конструкций, узлов, деталей, метизов, электродов и др.;

— акты на испытание отдельных узлов (видов) инженерных систем.

Соголасно п.6 Порядка ведения общего и (или) специального журнала учета выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объектов капитального строительства, утвержденного Приказом Ростехнадзора от 12.01.2007 N 7. После выдачи заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации, застройщику (заказчику) передаются на постоянное хранение также журналы работ

Согласно п. 10.2 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Паспорта на оборудование подлежат хранению в течение 5 лет после списания такого оборудования.

Источник

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Читайте также:  Региональный оператор фонда капитального ремонта нижегородской области

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

5 лет при условии

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Источник

Сроки хранения документов по капитальному ремонту

Реальная ситуация из жизни – управляющая организация обслуживала МКД на основании протоколов ОСС от 2008г. В 2013 году дома ушли в другую управляющую организацию. В 2019 году старая управляющая организация спохватилась, что у жителей имеется задолженность по оплате ЖКУ за период с 2008г. по 2013г. и стала выставлять должникам претензии и квитанции с долгом. Пришла прокуратура и затребовала представить документы, подтверждающие обоснованность выставления задолженности населению, в том числе, протоколы ОСС от 2008г. В связи с чем, управляющая организация задалась вопросом: сколько должны храниться документы ОСС?

Вы спрашивали – мы отвечаем.

Действующая редакция Жилищного кодекса РФ возлагает на управляющую организацию/ТСЖ/ЖСК обязанность направлять подлинники решений и протокола общего собрания собственников помещений (далее — ОСС) в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет. Предыдущие редакции ЖК РФ не содержали норм, регламентирующих сроки хранения решений и протокола ОСС.

Часть 4 статьи 46 ЖК РФ указывает на необходимость хранить копии протоколов ОСС и решений в месте или по адресу, определенным в решении данного собрания. При этом согласно указанной норме в ранее действующей редакции, оригиналы протоколов и решений ОСС подлежали хранению в месте, определенном решением ОСС.

Вместе с тем, как следует из п. 27 Правил содержания общего имущества в многоквартирном доме, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491, ответственные лица обязаны в установленном законодательством Российской Федерации порядке принимать, хранить и передавать техническую документацию на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким многоквартирным домом документы, вносить в них необходимые изменения, связанные с управлением общим имуществом.

Читайте также:  Капитальный ремонт двигателя бухгалтерские проводки

Пунктом 26 Правил 491 в состав иных документов, связанных с управлением многоквартирным домом, включаются оригиналы решений и протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирном доме.

Фактически утратившее силу Постановление Правительства РФ от 23.09.2010 № 731 пунктом 6 возлагало обязанность размещать информацию о проведенных ОСС, результатах (решениях) таких собраний на Реформе ЖКХ и обеспечить ее доступность в течение 5 лет.

Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ч. 1 ст. 17 которого организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов, предусмотренными настоящим Федеральным законом.

До 17.02.2020г. действовал Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее — Перечень).

Исходя из раздела 10.2. Перечня (графа 812) для документов (заявлений, протоколов собраний, справок, журналов регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний установлен срок хранения 5 лет после выбора управляющей организации, при этом часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Кроме этого, согласно п.77 Приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались в порядке, предусмотренном пунктом 70 настоящего Положения, или на увеличение расходов у некоммерческой организации. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания, в случае изменения имущественного положения должника.

На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что в рассматриваемой ситуации срок хранения управляющей организацией документов общего собрания должен был быть не менее пяти лет, но только в том случае, если собственниками на общем собрании не принималось решение об определении иного срока хранения.

Но, как показывает практика, целесообразно хранить имеющиеся оригиналы и копии протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, чем дольше, тем лучше. Поскольку более длительный срок хранения документов ОСС сможет обезопасить от различных неприятных ситуаций при необходимости подтверждения факта принятия собственниками того или иного решения.

Компания «Бурмистр.ру» предоставляет возможность управляющим компаниям и ТСЖ провести общие собрания собственников с помощью сервиса «Квартира.Бурмистр.Ру». И это абсолютно бесплатно! Не верите? Проходите по ссылке и регистрируйтесь!

Комментарии

В 2013 году дома ушли в другую управляющую организацию. В 2019 году старая управляющая организация спохватилась, что у жителей имеется задолженность по оплате ЖКУ за период с 2008г. по 2013г. и стала выставлять должникам претензии и квитанции с долгом.

Вопрос высосан из пальца — срок исковой давности 3 года.

Вопрос высосан из пальца — срок исковой давности 3 года.

Срок исковой давности имеет заявительный характер, а следовательно ничего не мешает взыскивать задолженность с тех, кто не заявит о его пропуске.

Волжский парень написал:

Срок исковой давности имеет заявительный характер

Волжский парень написал:

Срок исковой давности имеет заявительный характер, а следовательно ничего не мешает взыскивать задолженность с тех, кто не заявит о его пропуске.

Я так понял, что в рассматриваемом случае прокуратура старается помешать, только вот способ выбрала экстравагантный.

Мы с 2015 года все документы по ОСС сканируем. Когда начали размещать на Реформе. Сейчас тоже сканируем, в том числе, для размещения на свой сайт и на ГИС. Все документы хранятся на сервере, на компе сотрудника, которая сканирует и сотрудника, который размещает на ГИС. Еще на моем внешнем жестком диске. Тем более, что все документы передаются в ГЖИ. Смешно, но передаем в один отдел ГЖИ. Но по жалобам другие отделы запрашивают документы у нас.

сколько должны храниться документы ОСС?

Если ориентироваться на ч. 1.1. ст. 46 ЖК РФ, то (Управляющая организация в течение пяти дней с момента получения подлинников решений и протокола общего собрания собственников помещений обязаны направить их в орган государственного жилищного надзора для хранения в течение трех лет) — 3 года

Читайте также:  Региональный фонд по капитальному ремонту мкд по брянской области

Рассылка новостей ЖКХ

а также наших статей

Подписка на рассылку

Спасибо, вы успешно подписались на рассылку!

Мы получили Вашу заявку, скоро наши менеджеры свяжутся с Вами. Спасибо!

Мы получили Вашу заявку, скоро наши менеджеры свяжутся с Вами. Спасибо!

Спасибо, мы скоро свяжемся с Вами!

Мы получили Вашу заявку, скоро наши менеджеры свяжутся с Вами. Спасибо!

Мы получили Вашу заявку, скоро наши менеджеры свяжутся с Вами. Спасибо!

Статья 14.1.3. Осуществление предпринимательской деятельности по управлению многоквартирными домами без лицензии

Осуществление предпринимательской деятельности по управлению многоквартирными домами с нарушением лицензионных требований, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.19.2 настоящего Кодекса, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей или дисквалификацию на срок до трех лет; на юридических лиц — от двухсот пятидесяти тысяч до трехсот тысяч рублей.

2.Управляющая организация, товарищество и кооператив обязаны раскрывать следующие виды информации:

а) общая информация об управляющей организации, товариществе и кооперативе, в том числе об основных показателях финансово-хозяйственной деятельности (включая сведения о годовой бухгалтерской отчетности, бухгалтерский баланс и приложения к нему, сведения о доходах, полученных за оказание услуг по управлению многоквартирными домами (по данным раздельного учета доходов и расходов), а также сведения о расходах, понесенных в связи с оказанием услуг по управлению многоквартирными домами (по данным раздельного учета доходов и расходов), сметы доходов и расходов товарищества или кооператива, отчет о выполнении смет доходов и расходов товарищества или кооператива);

б) перечень многоквартирных домов, управление которыми осуществляет управляющая организация, товарищество и кооператив, с указанием адреса и основания управления по каждому многоквартирному дому, перечень многоквартирных домов, в отношении которых договоры управления были расторгнуты в предыдущем году, с указанием адресов этих домов и оснований расторжения договоров управления, перечень многоквартирных домов, собственники помещений в которых в предыдущем году на общем собрании приняли решение о прекращении их объединения в товарищества для совместного управления общим имуществом в многоквартирных домах, а также перечень многоквартирных домов, в которых членами кооперативов в предыдущем году на их общем собрании приняты решения о преобразовании кооперативов в товарищества;

в) общая информация о многоквартирных домах, управление которыми осуществляет управляющая организация, товарищество и кооператив, в том числе характеристика многоквартирного дома (включая адрес многоквартирного дома, год постройки, этажность, количество квартир, площадь жилых и нежилых помещений и помещений, входящих в состав общего имущества в многоквартирном доме, уровень благоустройства, серия и тип постройки, кадастровый номер (при его наличии), площадь земельного участка, входящего в состав общего имущества в многоквартирном доме, конструктивные и технические параметры многоквартирного дома), а также информация о системах инженерно-технического обеспечения, входящих в состав общего имущества в многоквартирном доме;

г) информация о выполняемых работах (оказываемых услугах) по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме и иных услугах, связанных с достижением целей управления многоквартирным домом, в том числе сведения о стоимости указанных работ (услуг) и иных услуг;

д) информация об оказываемых коммунальных услугах, в том числе сведения о поставщиках коммунальных ресурсов, установленных ценах (тарифах) на коммунальные ресурсы, нормативах потребления коммунальных услуг (нормативах накопления твердых коммунальных отходов);

е) информация об использовании общего имущества в многоквартирном доме;

ж) информация о капитальном ремонте общего имущества в многоквартирном доме. Эти сведения раскрываются управляющей организацией по решению общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме на основании договора управления в случаях, когда управляющей организации поручена организация проведения капитального ремонта этого дома, а также товариществом и кооперативом, за исключением случаев формирования собственниками помещений в многоквартирном доме фонда капитального ремонта на счете специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирном доме (региональный оператор);

з) информация о проведенных общих собраниях собственников помещений в многоквартирном доме, результатах (решениях) таких собраний;

и) отчет об исполнении управляющей организацией договора управления, отчет об исполнении смет доходов и расходов товарищества, кооператива за год;

к) информация о случаях привлечения управляющей организации, товарищества и кооператива, должностного лица управляющей организации, товарищества и кооператива к административной ответственности за нарушения в сфере управления многоквартирным домом с приложением копий документов о применении мер административного воздействия, а также сведения о мерах, принятых для устранения нарушений, повлекших применение административных санкций.

Статья 5.62. Дискриминация

3.Дискриминация, то есть нарушение прав, свобод и законных интересов человека и гражданина в зависимости от его пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, — влечет наложение административного штрафа на на юридических лиц — от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

Источник